Confidentialité

Objectif

Comptables professionnels agréés du Nouveau-Brunswick (CPA Nouveau-Brunswick/CPA NB) est un organisme professionnel autoréglementé établi en vertu de la Loi sur les comptables professionnels agréés (la Loi) au Nouveau-Brunswick pour servir l'intérêt public. Il s'acquitte de cette tâche par le biais d'un programme de formation rigoureux, d'un service de consultation sur la pratique d’activité publique, d'un programme d'inspection obligatoire de la pratique d’activité publique, d'un processus disciplinaire complet et solide et d'autres processus de réglementation.

Conformément à ses objectifs et à son mandat, CPA NB s'engage à maintenir des normes élevées de confidentialité en ce qui concerne les renseignements personnels qui ont été fournis à l'organisme. La présente politique de confidentialité a été préparée pour affirmer l'engagement de CPA NB à protéger la vie privée de ses inscrits et pour fournir des renseignements sur ses pratiques concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels par CPA NB.

Définitions

Informations personnelles : informations concernant une personne identifiable et incluant tous les enregistrements d'informations personnelles, qu'ils soient écrits, photographiés, enregistrés ou stockés de quelque manière que ce soit, sur tout support de stockage ou par tout moyen, y compris par des moyens graphiques, électroniques ou mécaniques.

Les exemples d'informations personnelles comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :

a) adresse résidentielle ou électronique, et/ou numéro de téléphone personnel
b) la date de naissance, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial ou la situation de famille
c) l'ascendance, la race, la couleur, la nationalité ou l'origine nationale ou ethnique
d) la religion ou la croyance, l'association ou l'activité religieuse
e) l'éducation, l'emploi ou la profession, passés ou actuels
f) source de revenus ou situation, activités ou antécédents financiers
g) les informations relatives aux cartes de crédit

Personnes inscrites : les personnes inscrites comprennent les membres de CPA Nouveau-Brunswick, les candidats et les étudiants qui souhaitent devenir membres de CPA NB, ainsi que les anciens membres, candidats et étudiants de CPA NB et des organismes comptables professionnels qui l'ont précédé.

Champ d’application

La présente politique de confidentialité s'applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés, divulgués, stockés ou détruits par CPA NB, lorsque CPA NB a recueilli, utilisé, divulgué, stocké ou détruit ces renseignements dans le cadre de ses activités réglementaires et opérationnelles. Par souci de

clarté, la présente politique de confidentialité ne s'applique pas aux renseignements accessibles au public.

Processus et procédures

Collecte d'informations personnelles

CPA NB ne recueille que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels les renseignements sont recueillis et pour s'acquitter de ses fonctions en vertu de la Loi, des règlements administratifs de CPA NB, du Code de déontologie de CPA NB et de toute autre loi ou de tout autre règlement applicable.

Lors de la collecte de renseignements personnels, CPA NB :

Avisera la personne, au moment où les renseignements personnels sont recueillis ou avant, de la raison pour laquelle ils sont recueillis, à moins que les lois ou les règlements applicables ne l'autorisent autrement ;
Limitera la collecte à ce qui est raisonnable pour atteindre les objectifs pour lesquels les renseignements ont été recueillis ou pour une utilisation qui est compatible avec ces objectifs ;
S'efforcera de collecter les informations personnelles directement auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci n'ait donné son consentement ou que les lois et réglementations en vigueur ne l'autorisent ;
S'assurera que toutes les personnes ont le droit de demander l'accès aux renseignements personnels que CPA NB recueille à leur sujet ;
Se conformera à sa loi, aux règlements administratifs de CPA NB, au Code de déontologie de CPA NB et à la présente politique.

Divulgation des informations personnelles

CPA NB respecte la confidentialité et le droit à la vie privée de ses inscrits et a mis en place des processus stricts concernant la divulgation de renseignements personnels et autres à d'autres inscrits et à des tiers. Les renseignements personnels ne sont pas divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou tel que requis ou permis par des documents juridiques tels que la Loi et/ou les règlements administratifs de CPA NB.

En outre, la Loi et les règlements administratifs exigent que CPA NB tienne un registre des inscrits disponible pour consultation publique, qui comprend, sans s'y limiter, la dénomination sociale complète, l'emplacement, la catégorie d'inscription, le statut de l'inscrit et d'autres renseignements décrits dans la Loi, les règlements administratifs, le Code de déontologie et les politiques de CPA NB.

CPA NB peut également fournir les renseignements personnels des personnes inscrites à :

d'autres organismes provinciaux CPA, soit par le biais d'avis interprovinciaux généraux sur les changements de statut des membres, soit en réponse à des demandes de renseignements spécifiques, en particulier lorsqu'une personne inscrite cherche à devenir membre de cet organisme ; et
d'autres organismes réglementaires, professionnels ou autres, sur demande spécifique concernant un inscrit, y compris le Conseil canadien sur la reddition de comptes (CCRC).

De plus, afin de respecter ses mandats réglementaires et autres, CPA NB échange des renseignements personnels ou privés et d'autres renseignements sur les membres, soit en réponse à des demandes précises ou, de façon plus générale, avec les organisations affiliées suivantes :

Comptables professionnels agréés du Canada (CPA Canada)
École des gestion CPA Atlantique (CPAASB)
Autres organismes provinciaux de CPA, y compris CPA Bermuda
Régime d'assurance professionnelle des CPA (CPA plan Inc.)
Conseil canadien sur la reddition de comptes (CCRC)

Correction des renseignements personnels

CPA NB fait tous les efforts raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. CPA NB compte sur les personnes inscrites pour s'assurer que certains renseignements les concernant, comme les adresses (postales et électroniques) et les numéros de téléphone, sont à jour, complets et exacts. Si une personne inscrite trouve des inexactitudes dans ces renseignements, elle peut les mettre à jour par l'entremise portail des membres, ou les personnes inscrites peuvent faire parvenir un courriel à [email protected] pour apporter des corrections.

Protection des renseignements personnels

CPA NB prend des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels recueillis et a pris des dispositions appropriées pour empêcher l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation, la copie, la modification, l'élimination ou la destruction non autorisés des renseignements personnels. Tous les employés et bénévoles de CPA NB sont tenus de se conformer aux politiques et procédures relatives à la sécurité, à la gestion et à la protection des renseignements personnels dont CPA NB a la garde ou le contrôle.

Le CPA NB utilise les méthodes de protection suivantes :

des mesures physiques, notamment le stockage des informations personnelles dans des classeurs fermés à clé et la restriction de l'accès aux bureaux ;
des mesures organisationnelles, notamment le contrôle de l'accès aux bases de données et la limitation de l'accès aux informations à caractère personnel sur la base du " besoin des informations " ;
des mesures technologiques, notamment l'utilisation de pare-feu et de mots de passe pour les informations personnelles stockées électroniquement ;
des mesures d'enquête, par exemple lorsque la CPA NB a des motifs raisonnables de croire que les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués de façon inappropriée ; et
des mesures de sécurité raisonnables pour sauvegarder les données en cas de désastre ou de catastrophe.

Conservation des renseignements personnels

CPA NB ne conservera les renseignements personnels que pendant la période raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ceux-ci ont été recueillis ou pour satisfaire aux exigences de sa politique interne de gestion des dossiers et de ses règlements administratifs.

Plaintes

Si les inscrits ont des préoccupations concernant la façon dont CPA NB a recueilli, consulté, utilisé, divulgué ou stocké leurs renseignements personnels, ils ont le droit de déposer une plainte auprès de CPA NB. La plainte sera examinée pour s'assurer que tout est conforme à la loi et aux règlements applicables ainsi qu'à la présente politique. CPA NB fera tous les efforts raisonnables pour résoudre les plaintes, y compris, si nécessaire, en recommandant des changements aux politiques et aux pratiques de traitement des renseignements personnels et en fournissant à la personne inscrite une réponse à sa plainte.